Teilnehmermanagement
aus einer Hand
Von der ersten Einladung bis zum Check-out übernehme ich den kompletten Prozess — mit meiner guestoo Lizenz. Du konzentrierst dich auf dein Event, ich kümmere mich um deine Gäste.
Event-Microsite & Registrierung
Individuelle Eventseite in deinem Corporate Design — mit CI-Farben, Key Visual und allen Infos an einem Ort: Programm, Agenda, Speaker, Workshops und mehr. Komplexe Anmeldeformulare mit Workshop-Auswahl, Begleitpersonen, Hotelbuchungen und individuellen Einverständniserklärungen. Auch als iFrame auf deiner eigenen Website integrierbar.
Planung & Vorbereitung
Strukturierte Eventorganisation für Teilnehmendengruppen und Begleitpersonen. Gästelisten-Import mit verschiedenen Markern oder per CRM synchronisiert. Individuelle Mehrsprachigkeit für Eventseite und Mails, dazu eine stringente Systemansprache — ob du oder Sie.
Einladung & Anmeldung
Personalisierte Einladungen per E-Mail, SMS oder gedruckt — als QR-Code in Broschüren oder auf Plakaten. Anmeldung per Gästeliste auf Einladung oder über eine öffentliche Eventseite. Flexible Gäste-Journey aus einem Guss: Zu- und Absagen, Wartelisten, Timeslots, Workshops, Tickets, Reminder und Feedback. Die individuelle Mehrsprachigkeit (Eventseite und Mails) kann ein nützliches Feature sein.
Organisation & Gästekommunikation
Persönliche Betreuung per E-Mail und Telefon mit schneller Reaktionszeit. Echtzeit-Übersicht der Zu- und Absagen — und wer sich noch nicht gemeldet hat. Automatische Bestätigungen mit Ticket, Wallet und Einlass-QR-Code. Gäste können ihre Angaben eigenständig ändern. Optional: Dateianhänge, Kalendereinträge oder Rechnungen. Gästelisten-Export auf Knopfdruck. Es gibt Fragen zum Event, Änderungswünsche oder technische Probleme? Dafür bin ich als direkte Ansprechpartnerin da, nahezu 24/7.
Check-in & Badgedruck
Akkreditierung und automatisierter Check-in direkt vom Gast-Handy (E-Ticket/Wallet) oder vom gedruckten Ticket. Die Check-in-Crew benötigt nur ein Mobiltelefon mit Scan-App, optional stylishe Self-Scan-Terminals oder Tablets. Echtzeit-Headcount, VIP-Kennzeichnung bei Check-in, getrennter Check-in von Begleitpersonen. Namensschilder automatisiert ausdrucken. Alles in einem einzigen Prozess.
Teilnehmendenerlebnis
Interaktive Social Wall für Fotos und Kommentare, Umfragen und Push-Aktionen für direktes Engagement. Eine Gäste-App bündelt alle Informationen zu mehreren Veranstaltungen an einem Ort — für deine Gäste immer griffbereit. Für einzelne Events ist keine App notwendig, alle Funktionen sind mobiloptimiert. Optionale Anzeige der Gästeliste auf der Eventseite.
Nachbereitung & Analyse
Teilnehmendenumfragen und Feedback direkt nach dem Event. Fotos, Downloads und Zertifikate für deine Gäste bereitstellen. Sauberer Datenexport für dein Reporting (wer war wann und wie lange da, wer hat kurzfristig abgesagt, wer ist nicht erschienen etc.). Die Grundlage für deine zukünftigen Events.
DSGVO & Sicherheit
100 % DSGVO-konform: Server in einem der größten Rechenzentren Deutschlands, ISO-zertifiziert mit Backup in einem zweiten deutschen Rechenzentrum. Regelmäßige Sicherheitsprüfungen. Deine Teilnehmerdaten sind in sicheren Händen. Individuelle Einverständniserklärungen zu Datenschutzbestimmungen und/oder Foto-/Filmaufnahmen werden von deinen Gästen direkt in der Anmeldung eingeholt.
Dein Event — mein Prozess
Teilnehmermanagement ist mehr als eine Software – es ist der rote Faden, der deine Veranstaltung zusammenhält. Von der ersten Einladung über die Gestaltung der Eventseite bis zu Check-in und Nachbereitung übernehme ich den gesamten Prozess. Deine Gäste erleben einen reibungslosen Ablauf, du behältst jederzeit den Überblick.
Ich arbeite bevorzugt mit guestoo. Kein Tool kann alles – überzeugt haben mich faire Kosten, hervorragender Entwickler-Support und vor allem zeitgemäße, flexible Technologie ohne unnötigen Ballast. Mit meiner Lizenz profitierst du von professionellem Gästemanagement, ohne dich um Technik, Programmierung oder Lizenzen kümmern zu müssen.
Du lieferst Grafiken, Inhalte und Gästelisten – um den Rest kümmere ich mich. Anmeldung, Kommunikation und Check-in laufen weitgehend automatisiert und sparen Zeit, Ressourcen und vor allem Nerven. Alle Daten werden auf deutschen Servern verarbeitet, die Plattform ist ISO-zertifiziert und 100 % DSGVO-konform. Einverständniserklärungen, etwa zu Datenschutz oder Foto- und Filmaufnahmen, werden direkt bei der Anmeldung eingeholt.
Susanne Madee
Freelance Eventmanagerin